Po zakończeniu rekrutacji do programu Erasmus+ Studia, DOSZ przesyła nominacje studentów do uczelni zagranicznych. Około 2–3 miesiące przed rozpoczęciem wyjazdu uczelnie kontaktują się ze studentami mailowo i przekazują informacje o dalszych krokach. Student zobowiązany jest do dopełnienia procedury aplikacyjnej samodzielnie. Jeśli nie dopełni wszystkich formalności w wyznaczonym terminie, uczelnia ma prawo odmówić przyjęcia studenta. Terminy aplikacji dostępne są na stronach internetowych uczelni partnerskiej.

PODPISANIE UMOWY FINANSOWEJ

Przed rozpoczęciem mobilności student jest zobowiązany do podpisania w DOSZ umowy finansowej, która określa czas trwania wymiany oraz wysokość stypendium. Informacje o terminach podpisywania umów są przesyłane mailowo około 2 miesiące przed wyjazdem. Na podpisanie umowy należy zabrać dowód tożsamości lub legitymację studencką. 

W wyjątkowych sytuacjach (np. nieobecność w Polsce) możliwe jest podpisanie umowy korespondencyjnie – student musi wydrukować dwa egzemplarze umowy, podpisać i odesłać pocztą tradycyjną do DOSZ.

WYMAGANE DOKUMENTY

Przesłanie wymaganych dokumentów przed rozpoczęciem mobilności jest konieczne, aby otrzymać pierwszą ratę stypendium. Poniższe dokumenty można przesłać mailowo do DOSZ.

• FORMULARZ DANYCH BANKOWYCH należy wypełnić na komputerze, wydrukować i podpisać ręcznie. Konto musi być prowadzone w walucie EURO.​
• EWP LEARNING AGREEMENT – porozumienie o programie studiów składane w USOSweb.
  • Dokument musi zostać zatwierdzony przed rozpoczęciem mobilności. W przypadku nieprocedowania EWP LA przez Uczelnię Partnerską, Student za zgodą DOSZ może złożyć dokument w wersji papierowej (część Before the Mobility). Osoby, które wypełniły EWP LA w USOSweb, nie wypełniają papierowej wersji dokumentu.
  • Procedura wypełnienia EWP LA w USOSweb
    ​Student zgłasza do Koordynatora swojej jednostki prośbę o otwarcie EWP LA w USOSweb. Po utworzeniu porozumienia Student wypełnia i akceptuje dokument. W tabeli A proszę wpisać kursy wybrane na Uczelni Partnerskiej, w tabeli B proszę o wskazanie kursów, które będą uznane jako odpowiedniki na UJ (proszę zawsze w tabeli B wybierać „przedmiot”, nie „punkty”). Jeśli kurs nie ma swojego odpowiednika, może zostać wpisany w suplemencie do dyplomu (w oryginalnej nazwie) jako kurs fakultatywny. W takim przypadku należy w tabeli B wybrać przedmiot „Przedmiot Erasmus+” o kodzie DOSZ.ERASMUS i wpisać łączną liczbę uzyskanych punktów ECTS ze wszystkich kursów fakultatywnych wpisanych w tabeli A. Przy kursie DOSZ.ERASMUS należy wybrać Automatyczne zaliczenie: NIE i w okienku na komentarz wpisać formułkę: Courses are recognized according to par. 11 point 8 of the Study Regulations (Regulation of the Senate of the JU of 24.04.2019 with amendments.) W okienku na komentarz można również wpisać informacje dotyczące formy zaliczenia kursu. Tabela C powinna zostać pusta. Po zaakceptowaniu LA przez studenta, Koordynator UJ może zaakceptować EWP LA lub zgłosić do poprawy i ponownej akceptacji dokumentu przez Studenta. Po ponownej akceptacji dokumentu przez Studenta, a następnie Koordynatora UJ system automatycznie wysyła EWP LA do uczelni przyjmującej na e-mail podany przez koordynatora przy zakładaniu EWP LA. W przypadku zmian w EWP LA (po jego pełnej akceptacji) należy poprosić Koordynatora UJ o utworzenie nowej wersji EWP LA w USOSweb. Dokument wypełnia się analogicznie do pierwszej wersji.
    ​Prosimy o informację mailową, gdy EWP LA zostanie w pełni zaakceptowane!​​

​​W przypadku różnic programowych jest możliwość złożenia wniosku o Indywidualną Organizację Studiów (prosimy o kontakt z Koordynatorem wydziałowym).

• OŚWIADCZENIE celem zadeklarowania:
  • ​posiadania karty EKUZ ważnej przez cały okres podróży i pobytu zagranicznego w ramach Programu Erasmus+ (dotyczy tylko obywateli Polski). Posiadanie karty EKUZ jest nieobowiązkowe w przypadku mobilności realizowanych w krajach, które nie należą do UE i nie honorują karty EKUZ (np. w Turcji)
  • posiadania ubezpieczenia od kosztów leczenia (KL) i ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW) ważnych przez cały okres podróży i całego pobytu zagranicznego w ramach Programu Erasmus+. 
  • rejestracji wyjazdu w portalu Odyseusz (dotyczy tylko obywateli Polski). 
  • zapoznania się z Kartą Studenta Erasmusa
  • uzyskania wpisu na rok akademicki, w którym odbędzie się wymiana
  • wykorzystany kapitał mobilności Programu Erasmus+ (przysługuje Państwu po 12 miesięcy na I, II i III stopniu studiów lub 24 miesiące na jednolitych studiach magisterskich)
  • główny język, w którym realizowana będzie wymiana

WSPARCIE JĘZYKOWE – Zachęcamy do wykonania testu językowego OLS na platformie EU Academy OLS ze znajomości języka, w którym realizowana będzie wymiana. Wykonanie testu może być pomocne w przypadku w przypadku braku certyfikatu z języka wiodącego mobilności. Instrukcja jak go wykonać, a następnie pobrać certyfikat po zrealizowanym teście znajduje się tutaj: EU Academy How to create an EU Login oraz EU Academy OLS. Wykonanie testu przed rozpoczęciem wymiany nie jest obowiązkowe.

Pierwsza rata stypendium zostanie wypłacona po dopełnieniu przez studenta wszystkich wymaganych formalności.

Studenci są zobowiązani do rozliczenia mobilności niezwłocznie po otrzymaniu niezbędnych dokumentów od uczelni partnerskiej (Confirmation of Stay, Transcript of Records). Student rozlicza się niezależnie w Dziale Obsługi Studentów Zagranicznych (DOSZ) oraz w swojej jednostce poprzez kontakt z Koordynatorem Wydziałowym/Instytutowym. Po złożeniu kompletu wymaganych dokumentów w DOSZ, zlecana jest wypłata ostatniej raty stypendium w wysokości odpowiadającej rzeczywistemu okresowi trwania mobilności. Należne stypendium jest wyliczane co do dnia na podstawie dokumentu Confirmation of Stay. Jeśli Student otrzymał wcześniej wyższą kwotę, DOSZ wystawi wezwanie do zwrotu różnicy.

WYMAGANE DOKUMENTY

• Confirmation of Stay (COS) – Dokument potwierdzający daty fizycznej obecności na uczelni partnerskiej, stanowiący podstawę do określenia czasu trwania mobilności oraz całkowitej wysokości należnego stypendium. Akceptowane są wzory dokumentu z innych uczelni.
• Transcript of Records (TOR) – dokument wystawiany przez uczelnię zagraniczną, zawierający listę zaliczonych przedmiotów wraz z ocenami i liczbą punktów ECTS. 
• Learning Agreement for Studies

Decyzja o LA (w przypadku EWP LA) – Po otrzymaniu Transcript of Records (TOR) prosimy o przekazanie dokumentu Koordynatorowi Wydziałowemu. Na jego podstawie Koordynator wystawi decyzję dotyczącą Learning Agreement (LA) w systemie USOSweb. Po opublikowaniu decyzji, uprzejmie prosimy o poinformowanie DOSZ drogą mailową.

Tabela D (w przypadku wersji papierowej LAS) – należy przesłać koordynatorowi TOR w celu wypełnienia i podpisania Tabeli D LAS. 

• Deklaracja Green Travel – w przypadku podróży niskoemisyjnymi formami transportu
• Po złożeniu wszystkich wymaganych dokumentów student otrzyma link do ankiety uczestnika (Participant Report).  Ankietę należy wypełnić i przesłać w pdf na erasmus.outgoing@uj.edu.pl